¿Puede un ERP mejorar las ventas de mi empresa?

Podríamos responder de manera muy escueta con otra pregunta, y obtendríamos una respuesta más que clarificadora: ¿Puede una mejor organización mejorar las ventas de mi empresa?

Entre otras muchas, una de las cualidades de las herramientas ERP, es dotar de un soporte organizativo a nuestros procesos, es decir, por sí solo mejora nuestra organización.

¿Y qué consecuencias puede tener esto en nuestras ventas? En primer lugar, nos centraremos en nuestra cartera de clientes, para posteriormente analizar las posibilidades con nuestros Leads (Empresas interesadas en productos o servicios que comercializamos).

Mejora de la cadena de suministro.

Una mejor organización conllevará “Per se” una mejora y agilización de los procesos. Si desde el momento en el que un cliente nos acepta una cotización reducimos el tiempo en el que el responsable de stocks tiene conocimiento del producto que tiene que entregar, y le facilitamos la planificación para la entrega, estaremos optimizando nuestros tiempos de suministro, lo cual inevitablemente aumenta la satisfacción y fidelidad de nuestros clientes.

¿Pero esto es posible?

Hagamos una comparativa para ver qué sucede cuando se trabaja con un sistema integrado ERP y qué sucede cuando se trabaja con islas de información.

Cuando trabajamos con islas de información, es decir, programas o herramientas desconectadas entre sí, lo más probable es que sea el comercial el que reciba la confirmación por parte del cliente de que le acepta una cotización. En este momento, el comercial tiene varias opciones, enviar un mail al responsable de stocks, buscar el documento de cotización y enviárselo al responsable de stocks, hacer una llamada al responsable de stocks, etc…

Una vez el responsable de stocks recibe la información, lo natural sería que introdujera la información de los elementos que debe entregar en algún sistema, bien sea una hoja de Excel o algún programa que tenga para la gestión de los inventarios, y dependiendo de la carga de trabajo que tenga, deberá planificar su entrega, o gestionarla en el momento. En todos los casos anteriores deberá, como poco, registrar la información en una herramienta, y en ocasiones en dos, en la que usa para la gestión del inventario, y puede que en una de planificación o en una de información a contabilidad.

¿Qué sucede con una herramienta ERP?

Con una herramienta ERP, cuando el comercial recibe la notificación del cliente de aceptación de la cotización, tan solo debe mediante dos cliks convertir la cotización en aceptada y lanzar un pedido de venta. De inmediato el responsable de stocks podrá visualizar en su herramienta de gestión (El apartado de stocks del ERP), el nuevo pedido a entregar, por lo que con mayor velocidad podrá, bien planificar o bien generar el envío de la mercancía.

Por otro lado, el responsable de stocks no tendrá que dedicar ni tiempo ni personal a realizar registros para contabilidad o para el inventario, el movimiento quedará registrado para todos los departamentos automáticamente al generar el documento de entrega correspondiente.

Hemos visto en detalle un ejemplo de cómo el uso de una herramienta ERP puede mejorar nuestras ventas, pero, ¿es solo en este aspecto en el que se puede aportar una mejora significativa?

Evidentemente no. En el ejemplo hemos visto cómo operábamos cuando se trataba de una mercancía de la cual disponíamos de existencias en stock, pero… y si no disponemos de existencias.

Nuevamente si disponemos de una herramienta ERP el departamento de compras podrá estar permanentemente informado de los nuevos pedidos de venta que debe atender, y esto agilizará poder realizar los pedidos de aprovisionamiento necesarios a los proveedores, pudiendo incluso llegar a hacerlos desde el mismo sistema para que sea el proveedor quien entregue en la dirección del cliente (en función de los acuerdos suscritos con el proveedor).

Mayor calidad.

Como hemos visto en el ejemplo anterior, toda la información y los procesos se trazan de manera natural, por lo que la posibilidad de cometer errores disminuye casi en un 100%. Esto evita errores como entregar una cantidad equivocada, un producto equivocado en una dirección equivocada o a un precio equivocado. Como siempre, este volverá a aumentar la satisfacción del cliente, por lo tanto, su fidelidad, con lo que aumentará su recurrencia en la compra de nuestros productos

Capacidad de información.

Cuando contamos con una herramienta ERP resulta muy sencillo informarse sobre la actividad que realiza nuestra empresa, y sobre el resultado de las comunicaciones con nuestros clientes.

Al disponer de información organizada, trazada y confiable, tan solo llevará un par de minutos poder informarnos sobre qué tipo de ofertas son más interesantes para los clientes, que promociones han funcionado mejor, y que artículos son los más comprados. De esta manera podremos potenciar nuestros productos para impulsar nuestras ventas.

En definitiva, trabajar de manera organizada solo puede aportarnos una evidente mejora de las ventas gracias a que:

• Mejora la experiencia del cliente.
• Mejora nuestro conocimiento del cliente.
• Mejora nuestro conocimiento de las necesidades de los clientes.
• Mejora de tiempos de respuesta a los clientes.

Por otro lado, y ante la posibilidad de aumentar nuestras ventas frente a nuestros leads, nos encontraremos en idénticas condiciones.

Por una parte, tener un mayor conocimiento de nuestros clientes significa tener un mayor conocimiento del mercado, y ese conocimiento nos posicionará notablemente para ser más competitivos. Más competitivos en el aspecto que elijamos como factor diferenciador de nuestra compañía, ya sea precio o calidad.

Por supuesto estar mejor reconocidos por nuestros clientes, gracias a la mejora en la calidad al haber optimizado nuestra organización basándonos en una herramienta ERP, nos ofrecerá mayor prestigio en el sector.

La respuesta a la pregunta inicial finalmente es sencilla, Sí, un ERP mejora exponencialmente nuestra organización, y una mejora en la organización, mejora exponencialmente nuestras ventas.

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