Entrevista a Sergio Martinez

Sergio Martínez

  

    

                                                                                                                                                               

     Sergio Martínez, tiene más de 15 años de experiencia en el campo de la gestión empresarial mediante herramientas IT, concretamente con ERP, CRM y BI. 
      
     Tras visitar su Blog, http://mundoerp.com/ me di cuenta que me gustaba mucho el enfoque de sus artículos, ya que en ellos se percibe un verdadero deseo de transmitir sus conocimientos y experiencia a los clientes finales, es decir, a esas empresas que se encuentran ante la tesitura de tener que elegir un ERP y sin embargo se acaban viendo inmersos en los miles de argumentos que uno y otro consultor le va indicando con objeto, en la mayor parte de las veces, de conseguir la venta.

C   Con esa intención, con la de aportar más información al cliente final, es por lo que he entrevistado a Sergio, para poder valorar desde su experiencia, algunos consejos que creo pueden ser de utilidad y a quien le agradezco la buena disposición que ha mostrado para compartir sus experiencias.

             Sergio, ¿Cual es el mayor riesgo que crees que corre un cliente a la hora de seleccionar un ERP?

Los riesgos derivados de una mala elección de un ERP pueden venir de muchos flancos y en ocasiones puede que no sea una sola razón por la que la decisión pueda considerarse finalmente errada. Sin embargo, yo haría hincapié en tres de ellos:

• Un producto no adecuado suficientemente a mi sector. En ocasiones, se buscan productos muy generalistas basándose, a veces en precio, a veces en recomendaciones de alguien, sin embargo, lo más importante desde mi punto de vista es la elección de un producto "vertical" suficientemente sectorizado y que admita la parametrización necesaria para adecuarse al modelo de negocio de la empresa, incluido ¿porqué no?, algún que otro ajuste a medida. Suelen ser productos más caros que los generalistas pero nos garantizan una adaptación importante y un bagaje de implantaciones más exitosas. La empresa cliente debería facilitar información de sus productos, escandallos, tarifas, etc, con la finalidad de que la empresa proveedora del servicio pudiera realizar una presentación-simulación con algunos de ellos y puedan percibir de forma directa la potencia de la herramienta.  Esto es costoso, evidentemente, pero solo así se podrá asegurar la compatibilidad entre el ERP y su negocio.

• Elección de la consultoría. Este aspecto también es clave, pues en ocasiones, un consultor junior o no suficientemente especializado en la herramienta o en el sector, sin duda conllevará una implantación poco óptima, derivando en esfuerzos innecesarios y muchas veces inútiles.

• En la época dorada, se daban casos de invertir en el "mejor" producto existente en el mercado no disponiendo de recursos humanos suficientemente capacitados para poner en marcha ese tipo de herramientas. Al final, no hay ERP caro ni barato, pues dependerá de los logros conseguidos en su implantación y en su explotación futura. Este punto, podría resumirse por tanto en que el riesgo no se dará con un producto barato, ni con un producto caro, sino con la capacidad que tengamos de sacarle el máximo partido.

·         Y una vez seleccionado y comprado… ¿cual es el mayor riesgo que crees que se puede correr en la ejecución del proyecto hasta su arranque?

Una vez seleccionado y comprado un ERP los riesgos que se suelen dar son:

• Eternización en la introducción y carga de datos. No se suele tener claro cuales son los objetivos que se quieren alcanzar en la implantación, por lo que el cliente, al percibir la potencia de la herramienta, comienza en la vorágine de querer controlar más y más información. Esto suele conducir a una dilatación importante en el tiempo, y en ocasiones a una frustración con la herramienta debido al consumo en exceso de recursos. Se da también el caso inverso, donde la dilatación en el tiempo se produce por la poca dedicación de los recursos, dando prioridad al trabajo del día a día. Normalmente debería resolverse pactando cronogramas e hitos con el cliente.

• Migraciones de datos. Las prisas suelen conducir a tratar de realizar el mayor número de datos migrados posible. Aunque normalmente es habitual realizarlo para ciertos ficheros, otros no lo son tanto, debido al bajo nivel de coincidencia entre la base de datos origen y destino. Además, los cambios de ERP suelen ser aprovechados para reestructurar la información, sea por obsolescencia, o porque ya no cubren las necesidades actuales del negocio, por lo que en ocasiones es mejor estructurar esa información de cero que heredar los problemas.

• Formación y/o soporte inadecuado. Normalmente debería darse un soporte de primer nivel en el que puedan ir resolviéndose las dudas que vayan surgiendo, no solo en la implantación, sino durante el uso de la propia herramienta en el futuro, así como un soporte de segundo nivel más técnico y avanzado con capacidad para acotar errores o resolver dudas más complejas. En definitiva, esto va ligado directamente con la elección del proveedor del servicio, lo cual es un elemento muy a tener en cuenta en la fase de compra.

• Capacidad y versatilidad de la herramienta. A día de hoy y con un mercado tan agitado y cambiante, el ERP ha de permitir diversidad de ajustes, así como que sea muy evolutivo. Evolutivo en el sentido que el fabricante del ERP vaya incorporando nuevos módulos y prestaciones con las distintas versiones que vayan cubriendo las nuevas necesidades de los clientes, así como evolutivo en el sentido tecnológico, permitiendo adaptarse a los nuevos entornos que va exigiendo el mercado.

• Resistencia al cambio. Es preferible poner de nuestro lado a las personas involucradas en el cambio, tratando de facilitarles el cambio y minimizando el impacto de éste. Cuanto más se involucre a los usuarios y se les haga partícipes del cambio, más lo asumirán como propio. La toma de decisiones al margen o sin explicaciones llevará indefectiblemente al enfrentamiento y por tanto a la resistencia.

·         ¿Que consejo darías a esa empresa que nos esté leyendo precisamente porque se encuentra                    buscando información para seleccionar un ERP?

Pues mis consejos son bastante simples, pero creo que estos 5 son los mínimos antes de lanzarse a tomar una decisión. Pensemos que la elección de un ERP suele ser para un mínimo de 10-12 años, por lo que una decisión equivocada nos condena a un sufrimiento de muchos años.

• Buscar productos sectoriales a ser posible no demasiado específicos, sino con un cierto grado de parametrización y adaptación, dado que lo normal es que nuestros nichos de mercado vayan cambiando.

• Clientes en los que está implantado. A ser posible realizar un muestreo y consultar a esos clientes para comprobar el grado de adaptabilidad de la herramienta y la calidad del servicio.

• Prueba ciclos completos con datos propios. Es decir, no basta con una demo o presentación del comercial, sino de una verdadera presentación con ejemplos reales de su propia empresa. Esto, normalmente, molestará bastante al proveedor por el trabajo que les ocasionará, pero si queremos conocer el alcance de una forma lo más parecida a nuestro entorno real, ha de hacerse así.

• Que el proveedor me exija un mantenimiento por la herramienta a cambio de unas contraprestaciones. Esto puede parecer extraño, pero un proveedor que por un ERP no nos exige un mantenimiento, no podemos estar muy seguros de su continuidad. La evolución tecnológica, el mantenimiento correctivo, evolutivo, preventivo, etc. solo pueden lograrse garantizando los recursos el proveedor para poder realizarlo.

• Precio. Evidentemente es muy importante el precio, pero en este caso, el ponerlo en último lugar es de forma deliberada. No es lo más importante. Pensemos el gasto que supone una inversión equivocada. Así que mejor pagar más por una herramienta que estemos seguros vamos a poder amortizar.

·     En el mercado existen una gran variedad de “programitas” que ahora han decidido ponerse la     etiqueta de ERP, es decir, los “falsos ERP´s” que diferencias crees que existen con los verdaderos ERP?

Yo lo resumiría en que determinados productos menores han ido evolucionando desde una facturación y contabilidad con nuevos módulos que han ido acoplándose con "calzador" y que han terminado siendo productos competitivos en precio, pero con déficit importantes de integración entre esos módulos y en ocasiones con redundancia de datos y procesos. Además, no suelen cubrir ciertas áreas más complejas del negocio y suelen ser poco parametrizables y por consiguiente requieren de operaciones fuera del entorno del programa principal. Sin embargo, un ERP nace como un todo, cubre casi al 100% las actividades del negocio de una forma integral, sin repeticiones y sin necesidad de recurrir a otras herramientas para las actividades propias del trabajo diario.

·         Si tuvieras que seleccionar solo uno de los beneficios que un ERP aporta a una empresa, ¿Cuál seleccionarías?

Pues si me obligas a decidirme por uno solo lo haría por el de integración. La mayor ventaja que ofrece un ERP a mi modo de ver es la capacidad de no repetición de los datos y los procesos. Quizá con un ejemplo se entienda mejor. Sería algo absurdo que una vez introducido un pedido, a posteriori tuviera que ir otro usuario a teclear el albarán y otro usuario a continuación a teclear la factura, ¿verdad? Siguiendo con el ejemplo en un entorno industrial, suelo poner el ejemplo de que un escandallo bien introducido y parametrizado nos facilitará la introducción del pedido y por consiguiente la orden de fabricación y su hoja de ruta, la planificación y aprovisionamiento de materiales y recursos, la capacidad y carga de fabricación, ..., y finalmente la generación de albaranes y facturas. Y todo orientado a no producir redundancias ni repeticiones.

Muchas gracias Sergio por tus valiosos consejos

Ha sido un placer.

Autor: Jose David Rodríguez