Diferencias entre verdaderos ERP´s y Falsos ERP´s

A ojos de una empresa que esté seleccionando un ERP, puede ser en ocasiones complejo distinguir entre un verdadero ERP y uno de tantos que aunque se pongan la etiqueta de ERP, en realidad no lo son.

Estoy seguro de que entro en un terreno que puede suscitar polémica, sin embargo creo que es necesario tratarlo, aunque no creo que vaya a resultar sencillo.

Realmente existe tal variedad de programas de gestión de empresas que resulta difícil crear la línea que separa un ERP en toda regla de un sencillo software de gestión de empresas.

Hace poco, en un foro tecnológico, leí el siguiente mensaje:

"¿Que nombre le pongo a un sistema E.R.P. que estoy haciendo?"

Resulta evidente que sea cual sea el programa que haga este chaval, estará muy lejos de lo que podemos contemplar como un  ERP.

Aunque ya en su día hice una definición de lo que es un ERP en la entrada "¿Que es un CRM – ERP? (II) El ERP" Creo que sería necesario establecer y definir unos pequeños parámetros que nos ayuden a distinguir unas herramientas de otras.

Como comentaba existen una gran cantidad de pequeños programas de gestión en el mercado, que se otorgan muy alegremente la etiqueta de ERP  estos se suelen caracterizar por un precio excesivamente bajo, su funcionalidad suele estar muy centrada, y ¿por qué no? incluso muy completos en la funcionalidad propia de una comercializadora e incluso algunas veces en algún sector concreto como puede ser alquiler de materiales, o puntos de ventas, o cualquier sector en particular.

Estas herramientas suelen ser poco modulares y no suelen disponer de herramientas específicas de ayuda como pueden ser MRP´s, tanto de fabricación como de compra, programadores de la fabricación a capacidad finita e infinita, sistemas de gestión EDI, CRM (En muchas ocasiones dicen tenerlo pero en realidad se conectan a uno externo; ver islas de información), sistemas específicos de auto facturación para el trabajo con grandes superficies, programas maestros de compras y ventas, etc.

Este tipo de modularidad, proviene de las necesidades de las grandes empresas que comenzaron a usar los ERP s, sin embargo, con la adecuación de estos a la PYME e incluso en ocasiones a la micro-pyme, ahora ya son herramientas muy usadas en este tipo de empresas.

Tradicionalmente estos programas se apoyaban en bases de datos propietarias, aunque cada vez más están migrando a bases de datos normalizadas Sql.

Estos programas tradicionalmente tampoco han admitido personalizaciones, y sí, hablo de personalizaciones, no de parametrizaciones específicas para cada cliente, aunque ahora, al colocarse la etiqueta, es el fabricante el que en algunos casos las realiza, por cierto, generalmente no son ni económicas, ni para todos los clientes, ya que estas personalizaciones con objeto de reducir futuros trabajos para el fabricante, son incluidas en el estándar del programa, lo cual por otro lado crea en el cliente una alta dependencia del fabricante.

En definitiva, ¿con qué debería contar un verdadero ERP y que por lo general no cuentan los falsos ERP´s?

Amplia red de distribuidores: Creando una baja dependencia con el fabricante, con la consecuente disminución de barreras de salida.

Amplia cantidad de herramientas adyacentes a la actividad habitual pero en módulos internos, nunca mediante vinculación a herramientas externas.

Capacidad de los distribuidores o proveedores de servicios para realizar personalizaciones además de parametrizaciones.

Modular, y no me refiero a disponer de un módulo de comercializadoras o distribuidoras  sino a que la funcionalidad necesaria para este tipo de empresas pueda ser subdividida por ejemplo en pedidos de compra, facturas de compra, tarifas, stocks, etc.

Por supuesto que paralelamente a esta diferenciación, podemos valorar ciertos puntos para seleccionar el mejor CRM ERP que se adecúe a nuestra empresa, como otros aspectos, los cuales ya recogí en:

Aspectos funcionales.

Aspectos tecnológicos.

Aspectos de servicio.

Autor: Jose David Rodríguez

Tipos de software de gestión por su relación con el fabricante (II)

Después de profundizar sobre las pequeñas herramientas de gestión, vamos a intentar desgranar las principales características de aquellos programas que podríamos denominar, "de tamaño medio"

Este tipo de programas es sin duda una gran evolución de los "pequeños", y lo cierto es que hay algunos que han realizado una gran evolución hasta el punto de autodenominarse "ERP", no voy a ser yo el que les contradiga, al menos si nos atenemos a la denominación de ERP .. al menos bajo mi punto de vista podría ser discutible, y desde luego bajo mi opinión personal en absoluto podrían calificarse como tales.

Como decía, este tipo de programas suele ser una gran evolución de los "pequeños", ya que generalmente han reorganizado su estructura y suelen trabajar sobre Sql, una base de datos muy extendida perteneciente a Microsoft y que cualquier estudiante de informática aprende en la universidad, siendo accesible incluso a profanos después de unos cuantos cursos de formación (si son buenos y para realizar trabajos básicos, por supuesto). Al comenzar a trabajar con bases de datos Sql, su potencia aumenta en una gran medida.

Por otro lado, este  tipo de programas suele ofrecer una funcionalidad para el usuario y al cliente muy grande, ya que se busca cubrir cualquier tipo de necesidad que pueda requerir el cliente.

Esto tiene sus pros y sus contras, me explico:

Generalmente con este tipo de de programas se pueden realizar actualizaciones "on line", ya que el estándar rara vez se toca y si se personaliza algo, por norma general o se hace un programa externo para que cubra esa funcionalidad y se enlaza con al base de datos (caso en el que se rompe con la definición de ERP y se comienzan a tener islas de información por muy conectadas que estas estén), o es el fabricante el encargado de realizar estas personalizaciones.

Esto, que a todas luces son ventajas, es necesario balancearlo correctamente a la hora de elegir un ERP.  Hay que tener en cuenta que si es solo el fabricante o un reducido número de partners los que pueden realizar cambios, serán tan solo ellos los que puedan ofrecer un correcto soporte y evolución funcional de la herramienta, por lo que el camino que estamos tomando es el de "cliente cautivo"

Quiero insistir en los dos principales aspectos diferenciadores para que estos puedan ser correctamente evaluados en cada caso:

• Una gran funcionalidad estándar.
• Dependencia del proveedor.

El precio de este tipo de programas de gestión es muy variable, y existen algunos (lógicamente de menor entidad) sorprendentemente económicos y otros que en precio pueden estar completamente equiparados a un ERP (o a lo que se acepta técnicamente como ERP, que trataremos en el siguiente artículo).

El tipo de fabricante de estos programas es muy variopinto y hay, desde pequeñas empresas que están empezando, hasta empresas de gran calado.

Independientemente de la envergadura del fabricante, en lo que al lenguaje de programación se refiere, son pocas las que han optado por un lenguaje moderno y con proyección de futuro como es .NET, que a mi particularmente es el que me marca la diferencia, en especial por las puertas que abre a la interacción con productos de Microsoft, especialmente con las nueva tecnología Azure (para lo que es necesario que el producto esté certificado por Microsoft para trabajar en esta tecnología) lo que abarata de una  manera sorprendente los costes en infraestructuras (Servidores, comunicaciones, seguridad, etc.)

Autor: Jose David Rodríguez

Tipos de software de gestión por su relación con el fabricante (I)

Hace tiempo ya hice un desglose de los distintos tipos de software de gestión, aunque no es sencillo, en ese momento los clasifiqué en:

• Aspectos funcionales.

• Aspectos tecnológicos.

• Aspectos de servicio.

Sin embargo y antes de adentrarme en el seguro que polémico y controvertido tema de diferenciar los verdaderos ERP,s de los falsos ERP,s, creo que otro aspecto importante que sería necesario estudiar sería la catalogación de estos en función de la relación de los clientes con el fabricante.

Comenzaremos de menor a mayor. 

Pequeños: 

En todas partes existen pequeños programas de gestión que gestionan de una  u otra manera los procesos más básicos de una empresa, es decir, ofertas, pedidos, albaranes, stock y facturas. Normalmente se dispone de un modulo de contabilidad, que puede trabajar o no sobre la misma base de datos, los hay que la comparten y los hay que hacen un volcado.

Este tipo de programas suelen tener algunos... "verticales", generalmente destinados a Tpv´s (POS), textil, restaurante y con suerte algún pequeño programa de fabricación.

Habitualmente trabajan con bases de datos propias, esto significa que la base de datos la ha creado el fabricante, se le suelen denominar "bases de datos propietarias" y están desarrolladas (programadas) en un lenguaje que puede ser actual o no.

Esta situación en muchas ocasiones nos lleva a que los datos que introducimos en el programa (clientes, artículos  proveedores, facturas, etc), se encuentran encriptados (por resumirlo: protegidos con una contraseña o solo accesibles desde herramientas del fabricante) cuando la propiedad de los datos siempre es de la empresa (del cliente final).

Por lo general, este tipo de programas está indicado o para un numero reducido de usuarios, 5 o 10 como mucho y no para un gran numero de registros (apuntes en la base de datos tales como facturas, albaranes, pedidos, etc.), aunque conozco empresas con 19 usuarios y una cantidad de registros impresionante.

El problema es que cuando se superan esos números, se comienzan a correr riesgos, ya que las bases de datos que suelen usarse no suelen estar preparadas para tal volumen de trabajo, por lo que puede no pasar nada, o puede que si... ese es el riesgo.

Si sois usuarios de alguno de estos programas, os sonará la frase de "los datos se han corrompido", pues eso suele ser típico de este tipo de programas.

Parece que todo lo que estoy comentando sobre ellos, son puntos en contra, sin embargo también cuenta con puntos a favor.

El precio sin duda suele ser en estos caso el factor más decisivo, ya que se pueden encontrar programas de este tipo realmente muy muy económicos.

Por otro lado, y aunque en ocasiones se requieran la ayuda de algún proveedor de servicios, estos programas suelen ser tremendamente sencillos de instalar y configurar, con un manual paso a paso para poder hacerlo.

Por estos motivos he estado a punto de afirmar que suelen estar indicados para pequeñas empresas o micro empresas, ya que no supone una gran inversión.

Sin embargo, y aunque la afirmación anterior la he realizado durante muchos años, es cierto que cada vez más, estas empresas o micro empresas están comenzando a valorar la adquisición de ERP´s, y es que esto valida la frase de: "Toda empresa tiene las mismas necesidades de una gran empresa, salvo que con menor capacidad de inversión".

Desde luego no quiero afirmar que un ERP sea sin duda la herramienta de gestión de una pequeña empresa o micro empresa  pero si es cierto que las que finalmente se arriesgan e invierten en un programa de gestión como un ERP, acaba dando un gran paso hacia la diferenciación gracias a la eficiencia y a la apertura de todas las puertas que supone el uso de las nuevas tecnologías.

Autor: Jose David Rodríguez

Adaptación de los contadores a los cambios a las NIIF en Colombia

En el artículo El problema de las NIIF,s en Colombia pudimos valorar someramente los retos tecnológicos que tanto las empresas, como los proveedores de software deberán afrontar con la próxima incorporación de las NIIF en Colombia. Sin embargo, y tal como apuntaba Jaime Ospina en su comentario, una vez superado el cambio, existe la posibilidad de que los contadores deban, bien ampliar su actual trabajo, o bien modificar su perfil de actividad, me explico;

Si la empresa ha decidido continuar con un software de bajo perfil que continua basando toda su gestión en la contabilidad, sin duda el resultado será que los contadores verán incrementado su trabajo, ya que deberán  alimentar, vigilar y cuadrar dos PUC.

Sin embargo si aprovechando la coyuntura, la empresa ha optado por un ERP, el trabajo del contador variará sustancialmente. En este caso tener que gestionar dos PUC, será el menor de sus problemas, ya que es una labor que el software le ofrecerá, es más, su volumen de trabajo se verá reducido, ya que con un ERP, de los apuntes contables a realizar, hay que obviar todos aquellos que corresponden a facturación de venta, compra, inventarios, cobros, etc, ya que son apuntes que se ordenan al sistema previamente parametrizado y es él el que los realiza de manera automática.

Por este motivo, y al disponer de más tiempo y menos carga de trabajo, su trabajo se encontrará más orientado a un aspecto más financiero que contable, ampliando sus análisis contables a la contabilidad analítica, o con mejores previsiones gracias a la contabilidad presupuestaria, a un mayor y mejor seguimiento de la situación de su empresa gracias a un mayor numero de indicadores, gracias a los cuales mejorará su capacidad asesora en este aspecto.

Esto situación no solo requerirá una formación en la herramienta (ERP) que explota los datos, este es el apartado más sencillo, ya que este tipo de herramientas suelen ser sencillas de aprender, sino que deberá ampliar y actualizar su formación a los conceptos anteriormente descritos.

Por otro lado, el contador no tendrá que soportar la carga de trabajo de preparar los informes de situación operativos a la empresa, informes que la gran mayoría antes salían de otros programas o de la contabilidad, por lo que gerencia debía esperar a que el contador tuviera digitados todos los datos para poder elaborar los informes. Ahora gerencia, o cualquier departamento podrá consultar el estado de su actividad en tiempo real, ya que se encontrarán registrados, organizados y trazados mucho antes de haber llegado a la contabilidad.

Tal como apuntaba Jaime Ospina, el contador modificará su situación de "registrador" a la de un planificador y asesor financiero, con un perfil muy superior al que actualmente ostentan.

Autor: Jose David Rodríguez

Entrevista a Sergio Martinez

Sergio Martínez

  

    

                                                                                                                                                               

     Sergio Martínez, tiene más de 15 años de experiencia en el campo de la gestión empresarial mediante herramientas IT, concretamente con ERP, CRM y BI. 
      
     Tras visitar su Blog, http://mundoerp.com/ me di cuenta que me gustaba mucho el enfoque de sus artículos, ya que en ellos se percibe un verdadero deseo de transmitir sus conocimientos y experiencia a los clientes finales, es decir, a esas empresas que se encuentran ante la tesitura de tener que elegir un ERP y sin embargo se acaban viendo inmersos en los miles de argumentos que uno y otro consultor le va indicando con objeto, en la mayor parte de las veces, de conseguir la venta.

C   Con esa intención, con la de aportar más información al cliente final, es por lo que he entrevistado a Sergio, para poder valorar desde su experiencia, algunos consejos que creo pueden ser de utilidad y a quien le agradezco la buena disposición que ha mostrado para compartir sus experiencias.

             Sergio, ¿Cual es el mayor riesgo que crees que corre un cliente a la hora de seleccionar un ERP?

Los riesgos derivados de una mala elección de un ERP pueden venir de muchos flancos y en ocasiones puede que no sea una sola razón por la que la decisión pueda considerarse finalmente errada. Sin embargo, yo haría hincapié en tres de ellos:

• Un producto no adecuado suficientemente a mi sector. En ocasiones, se buscan productos muy generalistas basándose, a veces en precio, a veces en recomendaciones de alguien, sin embargo, lo más importante desde mi punto de vista es la elección de un producto "vertical" suficientemente sectorizado y que admita la parametrización necesaria para adecuarse al modelo de negocio de la empresa, incluido ¿porqué no?, algún que otro ajuste a medida. Suelen ser productos más caros que los generalistas pero nos garantizan una adaptación importante y un bagaje de implantaciones más exitosas. La empresa cliente debería facilitar información de sus productos, escandallos, tarifas, etc, con la finalidad de que la empresa proveedora del servicio pudiera realizar una presentación-simulación con algunos de ellos y puedan percibir de forma directa la potencia de la herramienta.  Esto es costoso, evidentemente, pero solo así se podrá asegurar la compatibilidad entre el ERP y su negocio.

• Elección de la consultoría. Este aspecto también es clave, pues en ocasiones, un consultor junior o no suficientemente especializado en la herramienta o en el sector, sin duda conllevará una implantación poco óptima, derivando en esfuerzos innecesarios y muchas veces inútiles.

• En la época dorada, se daban casos de invertir en el "mejor" producto existente en el mercado no disponiendo de recursos humanos suficientemente capacitados para poner en marcha ese tipo de herramientas. Al final, no hay ERP caro ni barato, pues dependerá de los logros conseguidos en su implantación y en su explotación futura. Este punto, podría resumirse por tanto en que el riesgo no se dará con un producto barato, ni con un producto caro, sino con la capacidad que tengamos de sacarle el máximo partido.

·         Y una vez seleccionado y comprado… ¿cual es el mayor riesgo que crees que se puede correr en la ejecución del proyecto hasta su arranque?

Una vez seleccionado y comprado un ERP los riesgos que se suelen dar son:

• Eternización en la introducción y carga de datos. No se suele tener claro cuales son los objetivos que se quieren alcanzar en la implantación, por lo que el cliente, al percibir la potencia de la herramienta, comienza en la vorágine de querer controlar más y más información. Esto suele conducir a una dilatación importante en el tiempo, y en ocasiones a una frustración con la herramienta debido al consumo en exceso de recursos. Se da también el caso inverso, donde la dilatación en el tiempo se produce por la poca dedicación de los recursos, dando prioridad al trabajo del día a día. Normalmente debería resolverse pactando cronogramas e hitos con el cliente.

• Migraciones de datos. Las prisas suelen conducir a tratar de realizar el mayor número de datos migrados posible. Aunque normalmente es habitual realizarlo para ciertos ficheros, otros no lo son tanto, debido al bajo nivel de coincidencia entre la base de datos origen y destino. Además, los cambios de ERP suelen ser aprovechados para reestructurar la información, sea por obsolescencia, o porque ya no cubren las necesidades actuales del negocio, por lo que en ocasiones es mejor estructurar esa información de cero que heredar los problemas.

• Formación y/o soporte inadecuado. Normalmente debería darse un soporte de primer nivel en el que puedan ir resolviéndose las dudas que vayan surgiendo, no solo en la implantación, sino durante el uso de la propia herramienta en el futuro, así como un soporte de segundo nivel más técnico y avanzado con capacidad para acotar errores o resolver dudas más complejas. En definitiva, esto va ligado directamente con la elección del proveedor del servicio, lo cual es un elemento muy a tener en cuenta en la fase de compra.

• Capacidad y versatilidad de la herramienta. A día de hoy y con un mercado tan agitado y cambiante, el ERP ha de permitir diversidad de ajustes, así como que sea muy evolutivo. Evolutivo en el sentido que el fabricante del ERP vaya incorporando nuevos módulos y prestaciones con las distintas versiones que vayan cubriendo las nuevas necesidades de los clientes, así como evolutivo en el sentido tecnológico, permitiendo adaptarse a los nuevos entornos que va exigiendo el mercado.

• Resistencia al cambio. Es preferible poner de nuestro lado a las personas involucradas en el cambio, tratando de facilitarles el cambio y minimizando el impacto de éste. Cuanto más se involucre a los usuarios y se les haga partícipes del cambio, más lo asumirán como propio. La toma de decisiones al margen o sin explicaciones llevará indefectiblemente al enfrentamiento y por tanto a la resistencia.

·         ¿Que consejo darías a esa empresa que nos esté leyendo precisamente porque se encuentra                    buscando información para seleccionar un ERP?

Pues mis consejos son bastante simples, pero creo que estos 5 son los mínimos antes de lanzarse a tomar una decisión. Pensemos que la elección de un ERP suele ser para un mínimo de 10-12 años, por lo que una decisión equivocada nos condena a un sufrimiento de muchos años.

• Buscar productos sectoriales a ser posible no demasiado específicos, sino con un cierto grado de parametrización y adaptación, dado que lo normal es que nuestros nichos de mercado vayan cambiando.

• Clientes en los que está implantado. A ser posible realizar un muestreo y consultar a esos clientes para comprobar el grado de adaptabilidad de la herramienta y la calidad del servicio.

• Prueba ciclos completos con datos propios. Es decir, no basta con una demo o presentación del comercial, sino de una verdadera presentación con ejemplos reales de su propia empresa. Esto, normalmente, molestará bastante al proveedor por el trabajo que les ocasionará, pero si queremos conocer el alcance de una forma lo más parecida a nuestro entorno real, ha de hacerse así.

• Que el proveedor me exija un mantenimiento por la herramienta a cambio de unas contraprestaciones. Esto puede parecer extraño, pero un proveedor que por un ERP no nos exige un mantenimiento, no podemos estar muy seguros de su continuidad. La evolución tecnológica, el mantenimiento correctivo, evolutivo, preventivo, etc. solo pueden lograrse garantizando los recursos el proveedor para poder realizarlo.

• Precio. Evidentemente es muy importante el precio, pero en este caso, el ponerlo en último lugar es de forma deliberada. No es lo más importante. Pensemos el gasto que supone una inversión equivocada. Así que mejor pagar más por una herramienta que estemos seguros vamos a poder amortizar.

·     En el mercado existen una gran variedad de “programitas” que ahora han decidido ponerse la     etiqueta de ERP, es decir, los “falsos ERP´s” que diferencias crees que existen con los verdaderos ERP?

Yo lo resumiría en que determinados productos menores han ido evolucionando desde una facturación y contabilidad con nuevos módulos que han ido acoplándose con "calzador" y que han terminado siendo productos competitivos en precio, pero con déficit importantes de integración entre esos módulos y en ocasiones con redundancia de datos y procesos. Además, no suelen cubrir ciertas áreas más complejas del negocio y suelen ser poco parametrizables y por consiguiente requieren de operaciones fuera del entorno del programa principal. Sin embargo, un ERP nace como un todo, cubre casi al 100% las actividades del negocio de una forma integral, sin repeticiones y sin necesidad de recurrir a otras herramientas para las actividades propias del trabajo diario.

·         Si tuvieras que seleccionar solo uno de los beneficios que un ERP aporta a una empresa, ¿Cuál seleccionarías?

Pues si me obligas a decidirme por uno solo lo haría por el de integración. La mayor ventaja que ofrece un ERP a mi modo de ver es la capacidad de no repetición de los datos y los procesos. Quizá con un ejemplo se entienda mejor. Sería algo absurdo que una vez introducido un pedido, a posteriori tuviera que ir otro usuario a teclear el albarán y otro usuario a continuación a teclear la factura, ¿verdad? Siguiendo con el ejemplo en un entorno industrial, suelo poner el ejemplo de que un escandallo bien introducido y parametrizado nos facilitará la introducción del pedido y por consiguiente la orden de fabricación y su hoja de ruta, la planificación y aprovisionamiento de materiales y recursos, la capacidad y carga de fabricación, ..., y finalmente la generación de albaranes y facturas. Y todo orientado a no producir redundancias ni repeticiones.

Muchas gracias Sergio por tus valiosos consejos

Ha sido un placer.

Autor: Jose David Rodríguez